Archiviazione digitale
E’ facile per un’azienda ritrovarsi con un grande ammontare di documenti cartacei e pensare di digitalizzarli.
Digitalizzare i documenti cartacei significa ottenere un archivio alternativo ad essi con l’equivalente documento informatico, senza che questo lo sostituisca.
Pensare ad una archivio digitale oltre a guadagnare lo spazio occupato da scaffali e passaggi indispensabili per il ritrovamento dei documenti, avrai il vantaggio di ricercarli e consultarli più facilmente e rapidamente i tuoi documenti.
Un’altra problematica legata alla gestione del documento cartaceo è la probabilità che venga danneggiato a causa di calamità o di incidenti che può significare anche la perdita assoluta.
Valutare di effettuare questa attività all’interno della struttura aziendale spesso fa emergere quanto sia elevato il costo e quanto l’ottimizzazione dei tempi e dei ruoli delle risorse sia difficile da gestire.
Le varie fasi del processo del servizio di archiviazione digitale che offre Bruno Ruocco DTP Freelance sono:
ritiro dei documenti presso il cliente
scansione e digitalizzazione dei documenti
archiviazione dei documenti sui propri sistemi informativi
catalogazione su un database seguendo le indicazioni del cliente
disponibilità dei documenti su supporto magnetico
Non c’è dubbio che, oltre alla riduzione dei costi per tutte le attività di archiviazione e ricerca, del tempo di stampa o fotocopiatura dei documenti originali, l’azienda ne guadagnerà in efficienza, modernità, rapidità nella gestione dei documenti.
E se durante la scansione ci fosse qualche documento per il quale si vuole una nuova versione da modificare, posso offrire il servizio di conversione PDF in testo e successiva Impaginazione a costi vantaggiosi.